Gérer votre temps et vos priorités avec la Matrice d’Eisenhower

Cet outil de gestion du temps et des priorités tire son nom du général Dwight “Ike” Eisenhower, commandant en chef des forces alliées en Europe et président des États-Unis. Il utilisa cette matrice pour organiser le débarquement en Normandie le 6 juin 1944.
Son but est de nous faire gagner du temps tout en ayant une meilleure gestion des priorités. Celle-ci passe par la priorisation des tâches à réaliser en fonction de leur urgence et de leur importance. 
La matrice est défini par un axe horizontal – urgence des tâches et un axe vertical – importance des tâches permettent en se croisant de définir 4 zones :

  • Quadrant 1 : Activités importantes et urgentes, tâches à exécuter immédiatement et soi-même
  • Quadrant 2 : Activités importantes mais peu urgentes, tâches à planifier et exécuter soi-même
  • Quadrant 3 : Activités urgentes mais peu importantes, tâches à déléguer rapidement
  • Quadrant 4 : Activités peu urgentes et peu importantes, tâches inutiles à abandonner

Le Quadrant 1 : Les tâches urgentes et importantes

Ce sont les tâches qui peuvent requérir à la fois notre attention immédiate et contribuer aussi à la réalisation de nos objectifs à long terme. Elles sont à réaliser en priorité. Exemple : crises, conflits, deadlines, problèmes urgents.
Voici quelques exemples de tâches professionnelles et personnelles pouvant figurer ici :

  • Certains emails (nouvelle opportunité d’affaires, offre d’emploi, etc.)
  • La TVA à déclarer
  • Un gros devis à envoyer avant une certaine échéance
  • Une demande de l’administration fiscale
  • Un accident du travail d’un salarié et appeler les secours
  • La panne d’une machine de production
  • Un appel de l’école de votre enfant

Le Quadrant 2 : Les tâches non urgentes et importantes

Les tâches du Quadrant 2 sont des activités sans échéances pressantes, mais néanmoins très importantes pour accomplir vos objectifs professionnels et personnels et donner un sens à votre vie.
Ces tâches sont généralement centrées autour de la création de nouvelles relations, de planification pour l’avenir et de l’amélioration de soi.
Voici quelques exemples de tâches Non-urgentes mais Importantes :

  • Planifier à long terme et organiser les tâches hebdomadaires
  • Créer un budget ou un plan d’action
  • Développer ses compétences et lire des livres enrichissants
  • Faire du sport ou un exercice physique
  • Passer du temps en famille et avec son conjoint
  • Prendre du recul et réfléchir

Le Quadrant 3 : Les tâches urgentes et peu importantes

Ce sont les tâches nécessitant toute notre attention (car urgentes), mais sans nous aider à atteindre nos objectifs de vie ou notre mission (parce qu’elles ne sont pas importantes pour nos objectifs à long terme).
La majorité de ces tâches sont consécutives à des interruptions d’autres personnes, demandant votre aide pour atteindre leurs propres buts, selon leurs propres priorités. Ces tâches sont peut-être importantes pour eux mais pas pour vous.
Quelques exemples de tâches entrant dans ce quadrant 3 :

  • La plupart des mails, appels, sms et messages
  • Les notifications de réseaux sociaux
  • Les demandes de dernière minute de “services” des collègues, de salariés ou d’amis
  • Les tâches non inclues dans votre contrat, ou demandées à la hâte par votre client

Le Quadrant 4 : Les tâches non urgentes et pas importantes

Ces tâches ne sont ni urgentes ni utiles. Elles n’ont aucun impact sur vos objectifs à long terme. Ce sont les tâches “divertissements” ou “distractions”.
Parmi celles-ci, on peut citer :

  • Les discussions de couloir
  • Les appels personnels et les appels de “politesse”
  • Les flâneries sur le net ou sur les fils d’actualité des réseaux sociaux : Facebook, google Actus, Twitter, Youtube et Instagram

Ce qui est important est rarement urgent
 
et ce qui est urgent, rarement important !

Dwight Eisenhower

Commandant en chef des forces alliées en 1944

Comment différencier l’urgent de l’important 

Urgent signifie qu’une tâche requière une attention immédiate. C’est généralement le type d’activité que l’on accompli dans la précipitation. On est donc plutôt dans un mode réactif.
Ce sont généralement sur celles-ci que nous nous concentrons et qui demandent notre attention, puisque les conséquences (négatives) de ne pas réaliser ces tâches sont immédiates.
Exemple : Les appels téléphoniques, les emails, les notifications des réseaux sociaux et autres sollicitations extérieures..
Nous pouvons observer que ces activités urgentes sont d’ailleurs souvent liées aux autres et que dans la plupart des cas, ils parasitent notre propre activité.

Les activités importantes devraient nous permettre de progresser dans nos objectifs à long terme, qu’ils soient professionnels ou personnels. Les tâches importantes sont celles que l’on approche stratégiquement. Elles peuvent être parfois urgentes mais
dnas la pratique, cela reste tout de même rare.
Lorsqu’on les traite, nous sommes généralement calmes, rationnels, ouverts aux opportunités et peut-être moins sensibles à nos émotions. Nous sommes donc dans un mode actif et réfléchi.

Distinguer l’urgent de l’important

La distinction entre urgent et important semble donc évidente. Pourtant, dans nos pratiques quotidiennes, la confusion est assez courante. Dans notre esprit, une tâche perçue comme peu ou pas urgente, ne doit pas être si importante. Plus ou moins inconsciemment, nous privilègions l’urgent et délaissons l’important.
L’Intelligence Emotionnelle et l’étude de l’Evolution nous apprennent pourquoi, depuis des millénaires, l’être humain fonctionne de cette manière. La priorité accordée à l’urgence nous a été utile par le passé lorsque nos ancêtres devaient chasser pour se nourrir et se protéger des prédateurs. Ils agissaient alors dans l’urgence. Le long terme n’était pas leur préoccupation première. Cette réactivité  a d’ailleurs permis la survie de notre espèce dans des conditions peu hospitalières.
Pour différencier les activités importantes des activités urgentes, nous devons surmonter notre tendance naturelle issue des âges anciens à nous concentrer sur les activités non importantesmais urgentes. Ainsi, nous pouvons consacrer assez de temps pour réaliser ce qui est essentiel pour nous, rendant nos vies professionnelle et personnelle plus riches et plus épanouies.

Mauvaises habitudes dans notre gestion du temps et des priorités

Mauvaise gestion du temps

Dans votre quotidien, votre matrice ressemble peut-être à celle-ci. Diverses causes peuvent expliquer cette situation.

  • Manque de stratégie et d’objectifs clairement établis
  • Pas de date butoir pour les activités prévues
  • Tendance à la proscratination
  • Difficulté ou absence de délégation
  • Altruisme exarcébé
  • Sollicitations externes trop importantes 

Nous sommes souvent les esclaves de l’urgence !

Bonnes habitudes dans la gestion du temps et des priorités

La matrice d'Eisenhower idéaleDans l’idéal, notre matrice devrait plutôt ressembler à celle-ci. Plus de place devraient être accordé aux activités du Quadrant 2 “Préparation” car ce sont elles qui génèrent le plus de garanties pour atteindre nos objectifs à long terme.
Dans la vie réelle d’une entreprise, même si il est illusoire de vouloir éliminer totalement les tâches du Quadrant 1, il faut au moins tenter de les réduire.
Bien déléguer et structurer votre entreprise doit vous permettre de réduire le Quadrant 3.
Soyez organisé, concentré et sélectif. Réduisez les distractions du Quadrant 4 sans toutefois oublier totalement de vous faire plaisir…
Essayons de devenir maître du temps et des événements !

Matrice Eisenhower et méthode DISC

Matrice d’Eisenhower et méthode DISC

Votre matrice d’Eisenhower personnelle ne dépend pas que de votre organisation et d’éléments factuels.
En fonction de votre style de comportement, vous réagirez différemment à la gestion du temps et des priorités. Soyez conscient des biais induits par votre couleur dominante. Formez vous à la méthode DISC  pour mieux les comprendre et devenir plus efficace dans vos fonctions.

Améliorer votre gestion du temps et des priorités 

1. LISTER VOS TÂCHES

Récapituler et quantifier le temps que vous passez sur chaque tâche. Faîtes le pendant une période significative de votre activité

2. EN DÉFINIR L'OBJECTIF ET L'ORIGINE

Pour chacune de vos tâches, déterminer l’objectif, l’origine de l’activité et ses conséquences dans la gestion de votre temps

3. POSITIONNER VOS TÂCHES

Positionner les tâches que vous avez précédemment recensées sur la matrice d’Eisenhower.

4. EVALUER VOTRE ORGANISATION

A la lumière des étapes précédentes, évaluez votre organisation, les points de blocage et les axes de progrès

5. DÉFINIR VOS OBJECTIFS

Préciser les objectifs de votre entreprise et vos objectifs professionnels et personnels.

6. TESTER VOTRE STYLE DE MANAGER

Evaluer votre style de management avec la méthode AEC/DISC pour comprendre l’impact de votre comportement.

7. IMPLEMENTER VOS ACTIONS

Mettre en place votre plan d’action. Modifier vos procédures. Former vos collaborateurs et déléguer. Informer vos partenaires, amis,
collègues.

8. REEVALUER VOTRE MATRICE

Refaire l’exercice 6 mois après pour valider les progrès réalisés.

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